Счет-фактура является одной из ключевых формальностей во время работы в бизнесе — в конце концов, именно от счета-фактуры, как правило, зависит оплата. Так как выставление счетов имеет столь большое значение и сопровождает польские компании в течение многих лет, о них циркулирует много различной непроверенной информации. Таким образом, иногда могут возникать сомнения по поводу того, что разрешено, а что запрещено при выставлении счетов.

Ниже вы найдете 7 практических советов от экспертов ProLine, которые помогут вам улучшить процесс выдачи счетов-фактур.

  1. Выставляй счета-фактуры своевременно

Работа закончена и принята — время выставлять счета-фактуры. Только когда? Большинство предпринимателей, вероятно, будут стремиться сделать это немедленно, в надежде быстро получить оплату, но спешка не всегда оплачивается. Дата счета имеет ключевое значение для урегулирования НДС. Даже один день может иметь здесь решающее значение — например:

По счету-фактуре за 30 июня, образуется обязательство уплаты НДС за июнь или за второй квартал, то есть с 20 и 25 июля.

По счету-фактуре за 1 июля возникает обязанность по уплате НДС за июль (до 20 и 25 августа), или за третий квартал (до 20 и 25 октября!).

Конечно, с ожиданием нельзя переусердствовать – как в связи интересами клиента, так и с учетом официальных правил.

Что касается правил, то существует несколько опций, которые мы изложили в этой статье. Вкратце: накладная выдается в течение 7 дней со дня вручения или поставки товара или получения оплаты. Из этого правила есть несколько исключений, касающихся, например, постоянных поставок или сделок с компаниями из стран ЕС.

Кстати, не стоит забывать, что, в отличие от НДС, оплата налога на прибыль должна быть урегулирована за период по факту продажи (или услуг/поставки товаров — в зависимости от наименования), а не выставления счетов-фактур. С датой продажи нельзя маневрировать, на накладной она должна быть правдивой.

  1. Узнайте, какие пункты в накладной необходимы, а какие желательны

Регулирование биллинга указывает точный перечень пунктов, без которых счет-фактура является недействительной. Так о чем же вы должны помнить, оценивая все ли ОК с накладной? Прежде всего, проверьте, присутствуют ли в накладной:

  • полная информация об обеих сторонах сделки с номерами NIP (исключение — клиент является частным лицом — тогда NIP не требуется)

Кстати, убедитесь, что контрагент существует и его данные верны. В этом поможет поисковая платформа корпоративных данных предприятий связанная с GUS (Главное Статистическое Бюро).

  • номер счета-фактуры и дата выдачи, дата продажи (поставки товаров или услуг)
  • наименование продукта или услуги, сумма, цена нетто, ставка НДС, сумма НДС и цена брутто.

Но, как вы уже могли видеть, стандартный счет-фактура обычно содержит больше деталей, чем требуется. Существует целый ряд пунктов, которые могут не указываться в накладной, но, тем не менее, их указывают. Более того, их указывают так часто, что может сложиться мнение об их необходимости. Речь идет о:

  • название документа — как правило, «Счет-фактура» («Faktura VAT»), слово «оригинал» и «копия» — счет-фактура оформляется в двух экземплярах, но это не обязательно описывать, таким образом, срок платежа и номер банковского счета — это также необязательные элементы, но по понятным причинам следует размещать их на счетах,
  • подписи и печати компании — ни один из этих элементов не является обязательным.

Указывать в накладных дополнительные элементы необходимо, руководствоваться не только собственными интересами, но и привычками клиента (или его бухгалтерии). Если, например, клиент ожидает счета-фактуры с пометкой «оригинал» – то лучше предоставить ему такой вариант, это только сэкономить вам время и нервы.

  1. Разнообразьте накладную графически — пусть отличается от накладных конкурентов

Эксперт выставления счетов придает уникальный вид вашим документам с точки зрения графики – правила это позволяют.

Украсить накладную графическими элементами относительно легко, даже если счет выставлен в Excel, но специальное программное обеспечение для счетов-фактур делает эту опцию еще проще. Например, в некоторых программах с помощью нескольких щелчков мыши, вы можете загрузить свой собственный логотип и установить шаблон счета-фактуры. А если кто-то знает немного HTML и CSS, также может подготовить свой собственный шаблон, содержащий дополнительную графику. Конечно, пространство для маневра в этом отношении огромное.

  1. Отправьте счет-фактуру в электронном виде, не спрашивая клиента о согласии

С начала этого года изменилось мало правил, касающихся электронных счетов-фактур. Наиболее важные изменения, о которых вы должны знать: в соответствии правилами, продавец может отправить клиенту счет-фактуру в электронном виде (например, электронной почтой), не спрашивая его разрешения.

Правда, правила до сих пор говорят, что «передача, в том числе совместное использование счетов-фактур в электронном виде требует одобрения получателя». Но смысл этой фразы министерство уточнило — такое положение на практике означает «подразумеваемое» согласие. Это обозначает, что свое согласие клиент может выразить любым способом, например, оплачивая электронный счет-фактуру. Следовательно, нет никакой необходимости консультироваться с клиентом касательно формы выставленных счетов-фактур.

  1. Нет необходимости печатать электронные счета-фактуры

В то время как множество предпринимателей выставляют счета по электронной почте, они все же еще и дополнительно печатают эти выставленные накладные. Тем не менее, в этом нет никакой необходимости. В соответствии с распоряжением об электронных счетах-фактурах, документы могут храниться в любом виде, например, в виде электронных файлов.

  1. Узнайте, когда вы можете отменить счет-фактуру, и когда вам нужно ее подкорректировать

Потенциально может случиться так, что выставленная накладная останется неоплаченной. В этой ситуации есть две возможности:

  • если счет-фактура не была отправлена клиенту, и сделка не состоялась, счет-фактура может быть просто удалена из фирменной документации,
  • если счет-фактура была отправлена клиенту, и сделка не состоялась, счет-фактура корректируется, сумма на ней сводится к нулю.

Стоит помнить, чтобы лишний раз не исправлять неотправленные счета-фактуры, и не удивляться, когда подрядчик пришлет вам откорректированную накладную с указанной на ней нулевой суммой.

  1. Ознакомьтесь с самыми популярными типами счетов-фактур

В дополнение к стандартным счетам-фактурам (на которых мы сосредоточили свое внимание в этой статье), в деятельности вашего предприятия могут использоваться еще и другие документы. Что вы должны знать о них? Вот некоторая информация вкратце:

  • авансовый счет-фактура

Он выставляется после получения предоплаты (авансовый платеж, залог). С авансового счета-фактуры оплачивается НДС, но налог на прибыль не рассчитывается (это касается как продавца и покупателя).

  • счет-фактура маржа

Если вы покупали на Allegro (аналог Aukro), например, смартфон, скорее всего вы знаете, такое понятие, как маржа счет-фактура. Он выставляется, среди прочего, для документирования продажи бывших в употреблении товаров. Для покупателя важно, что счет-фактура маржа не позволяет вычесть НДС, но ее нельзя бросить в расходы (брутто).

  • Кредитовое авизо (или коррекция)

Если вы хотите изменить какую-либо часть счета-фактуры, вы можете сделать корректирующий счет-фактуру. После доставки ее покупателю, попытайтесь получить от него подтверждение получения.

  • счет-проформа

Это документ, который выглядит как счет-фактура, но на самом деле им не является. Проформа не учитывается в бухгалтерии, с нее не вычитается  НДС, документ не передается в бухгалтерию для урегулирования. Проформа обычно только побуждает к оплате и демонстрирует, как в будущем будет выглядеть счет-фактура.