Вот мы и подошли к ключевому шагу на пути создания вашего польского предприятия. Мы уже имеем юридический адрес, составленный или же обозначенный учредительный договор, выбранные виды деятельности. Теперь осталось зарегистрировать фирму в Польше.

В это статье из нашей серии «Регистрация фирмы ООО в Польше, шаг за шагом», мы расскажем об использовании онлайн сервиса Министерства Юстиции и Национального Судового Реестра.

Но не забываем, если ваш учредительный договор содержал уникальные пункты, и вам не подходил шаблон в стандартной форме, из-за чего вы с помощью нотариального акта составили и создали Umowe spółki, данный метод регистрации может не подойти вам, поэтому лучше перейти к статье Шаг 6b «Физическая регистрация в KRS».

Как всегда, постараемся дать минимум воды, максимум конкретики и полезных советов, основанных на нашем опыте, который мы получили, зарегистрировав более 200 юридических лиц в Польше за последние несколько лет.

Кроме этого, отдельной статьей мы вынесли визуальную инструкцию путеводитель по регистрации онлайн на сайте.

Также описали часто задаваемые вопросы, связанные с регистрацией онлайн и наиболее частые ошибки при электронной регистрации, которые могут помешать вам все сделать правильно и быстро. Эти статьи идут следом за данным материалом в нашей «Базе знаний о регистрации фирмы в Польше».

Итак, начнем…

Законные основания для электронной регистрации фирмы в Польше.

Нормы Kodeksu spółek handlowych предусматривают возможность регистрации фирмы ООО в Польше упрощенным методом (так называемым S24), то есть, способом заключения учредительного договора без соответствующего нотариального акта.

Процедура регистрации польского ООО с использованием шаблона договора ( S24) доступна на сайте Министерства Юстиции Польши.

Заявления об открытии  «spółki z o.o.» в режиме S24 рассматриваются Национальным Судовым Реестром в рабочие дни и часы с понедельника по пятницу.

В случае электронной регистрации, где учредительный договор был заключен с использованием шаблона, оплата уставного капитала покрывается только денежными средствами. Если учредители желают участвовать в новосозданной компании нематериальными и неденежными активами, регистрация проходит с использованием традиционного метода, т. е. подписания нотариального акта. В этом случае электронная регистрация фирмы будет недоступна.

Покрытие уставного капитала должно быть осуществлено не позднее чем в течение семи дней со дня регистрации сообщества.

В соответствии с Кодексом торговых сообществ, уставный капитал компании должен составлять не менее 5000 злотых, а номинальная стоимость доли не может быть ниже, чем 50 золотых.

Процесс регистрации онлайн в Польше, шаг за шагом

Для начала обозначим основные шаги:

  1. Регистрация пользователей в системе eKRS
  2. Подготовка данных для регистрации ООО
  3. Внесение данных в электронные формуляры
  4. Создание документов и заявлений
  5. Подписание документов с помощью электронной подписи
  6. Оплата пошлин с помощью системы eCard
  7. Подача регистрационных документов компании в Суде

Рассмотрим каждый пункт в отдельности.

1.Регистрация пользователей в системе eKRS

Использование системы eKRS возможно, как для граждан Польши, так и иностранцев. Только зарегистрированное лицо может входить в систему eKRS с помощью логина и пароля.

Поэтому для начала необходимо создать для каждого учредителя собственный аккаунт на сайте, потому что в процессе регистрации в режиме S24 каждый из подписантов заявки (каждый из учредителей) должен иметь активную учетную запись в системе eMS.

2.Подготовка данных для регистрации ООО

  • название регистрируемой компании (в поле „Название создаваемого сообщества” необходимо указать без суффикса с юридической формой)
  • адресные данные компании (есть возможность ввода в систему электронного адреса интернет-сайта и электронной почты зарегистрированной компании – после записи данные отображаются в Национальном Судебном Реестре (KRS)
  • отделение Национального Судового Реестра, которому будет подотчетна компания в зависимости от адреса и места регистрации фирмы (выбор из выпадающего списка в системе)
  • список акционеров и учредителей, членов органов правления общества и филиалов (если применимо к данной компании)

Наш совет — приготовить все данные заранее. Подробнее мы составили список данных в «чек листе регистрации польской фирмы онлайн».

Перепроверьте все несколько раз, так как очень часто отказ регистрации происходит как раз по причине банальных ошибок и несоответствия внесенных данных. Например, ошибка в индексе указанного города.

3. Внесение данных в электронные формуляры

  • заполнение форм и документов необходимыми данными, связанными с регистрацией компании, заполнение заявления на внесение записи о создании польского ООО в KRS
  • необходимо определить предмет деятельности зарегистрированной компании, выбрав соответствующие коды ПКД (PKD)

Наш совет — копировать и вставлять все ключевые значения из ранее созданного и проверенного файла с нужными данными. Так как, учитывая, что польский язык скорее всего не является для вас родным, возможны помарки и грамматические ошибки.

Пример из практики. Клиент, регистрируя фирму самостоятельно, вписал с ошибками имена учредителей на латинице. Точнее, написание отличалось от загранпаспортов. Ошибка, на первый взгляд, не критическая. Но через два года, когда компания собралась привлекать кредит для развития бизнеса в Польше, несовпадения написания имен и фамилий учредителей в реестре предприятий с предоставленными паспортами вызвало серьезную проблему.

Кредитование приостановили до окончательного изменения данных. В итоге весь процесс затянулся на более чем два месяца, потому что кроме подготовки нового пакета документов на изменение было необходимо ожидать еще 60 дней изменений в самом KRS.

Не говорим уже о потерянной возможности участвовать в той программе кредитования, что была ранее.

4.Создание документов и заявлений

Перед подписанием содержание каждого из созданных документов, указанных в списке, можно просмотреть и проверить. На этом этапе, в случае обнаружения каких-либо ошибок, есть возможность сделать поправки.

5.Подписание документов с помощью электронной подписи

С помощью зарегистрированных аккаунтов и полученных электронных сертификатов в системе eMS каждому из учредителей на его электронную почту придет подтверждение с просьбой осуществить электронную подпись всех созданных документов.

Для этого достаточно перейти по ссылке в ваш аккаунт и нажать возле каждого электронного документа кнопку «Подтверждение».

Подписанные документы необходимо скачать из системы и сохранить на компьютере.

В ситуации, когда заявление подается через представителя (юриста, доверенное лицо или вашего сотрудника), процесс подписания документов автоматически будет продлен на дополнительные заявления и документы, которые подписывает доверительное лицо.

6.Оплата пошлин с помощью системы eCard

Расходы:

  • запись в Национальном Судебном Реестре – судебный сбор в размере 250 злотых,
  • плата за объявление первой записи в Судебном и Хозяйственном Мониторе (Monitorze Sądowym i Gospodarczym) — 100 злотых,
  • комиссия за использования сервиса eCard (1% — 3,50 zł).

7.Подача регистрационных документов компании в Суде

После того как оплаты сделаны, электронные подписи поставлены, документы сгенерированы, вы завершаете электронную регистрацию вашей новой компании в Польше.

Далее в течение 14 дней (если нет загрузки в KRS в течение 3-4 дней) запись о создании предприятии ООО будет внесена в судовый реестр и станет доступна на сайте KRS. С этого момента вы можете вести деятельность на территории Польши с помощью своей фирмы на законных основаниях. Если в эти сроки вы не получили запись в реестре, значит, скорее всего, в поданных документах есть ошибки и несоответствие.

Именно появление записи о регистрации фирмы в реестре и является датой официального создания spółki z o.o.

Действия после получения записи в KRS

На этом этапе все распечатанные документы, необходимо укомплектовать, подписать заявителем (тот, кто создавал заявление о регистрации фирмы), и подать их все в двух экземплярах в отделении судового реестра, к которому принадлежит ваша новосозданная польская компания.

Почему в двух экземплярах? Один пакет документов инспектор забирает для передачи их утверждения комиссии Судового Реестра и внесение их в архив. Второй пакет документов с печаткой инспектора «Копия верна» вы оставляете себе. Это очень важный нюанс, так как сотрудники Судового Реестра часто могут ошибиться или потерять один из документов.

Чаще всего вина ляжет на заявителя, поэтому копии заявлений и документов помогут вам быстрее решить потенциальные проблемы и снять с вас ответственность из-за ошибок работников KRS.

Документы вместе с заявлением учредителей, в которых указано, что уставной капитал был внесен на баланс фирмы в полном объеме, необходимо подать в течение 7 дней после появления записи в судовом реестре.

При подаче необходимо оплатить сбор в размере 40 злотых. Это можно сделать в кассе Судового Реестра и приложить чек к заявлениям.

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) в виде налога необходимо оплатить в течение 14 дней и подать чек или банковскую выписку с подтверждением в налоговую, которой подотчетна ваша фирма, вместе с заполненным формуляром PCC-3.

Основой налогообложения является стоимость капитала за вычетом стоимости записи в KRS и объявления в Судебном и Хозяйственном Мониторе. Ставка налога PCC равна 0,5% от суммы уставного капитала.

Подачу формуляра NIP-8 в налоговую необходимо осуществить в течение 21 дня со дня подачи документов в KRS. Но мы рекомендуем это сделать вместе с оплатой и подачей формуляра PCC.

Итак, в этой статье мы донесли основное понимание процесса регистрации онлайн. В дополнение к этому материалу мы советуем прочесть следующие статьи, которые еще лучше подготовят вас к процессу регистрации:

  • Визуальная инструкция электронной регистрации
  • Часто задаваемые вопросы относительно регистрации ООО в Польше онлайн
  • Самые частые ошибки при электронной регистрации фирмы в Польше

Более структурированно мы подали информацию в отдельном чек-листе, которым вы сможете воспользоваться при самостоятельной регистрации.

И хотя процесс может выглядеть достаточно простым, неопытный пользователь зачастую проваливает этап регистрации в 1 случае из 2х. Поэтому мы советуем, если вы все же решили весь процесс пройти самостоятельно, хорошо подготовиться к нему.

Перечитать максимум статей, пообщаться с теми, кто проходил этот путь на форумах, если есть возможность, проконсультироваться с юристами.

Если же у вас появились дополнительные вопросы, то обязательно пишите нам на почту по адресу info@bizneswpolshe.com , и наши специалисты с радостью ответят на ваши письма.