Итак, следуя нашей серии статей о «самостоятельной регистрации фирмы в Польше», мы переходим к следующему шагу — выбор юридического адреса для вашего польского предприятия.

Данные о месте регистрации вашей польской фирмы необходимы для:

  • Составления учредительного договора (unowa spolki)
  • Заполнения всех формуляров и документов, которые вы будете подавать в KRS
  • Определения отделения Налоговой Инспекции, которой вы будете подотчётны

 Технически адрес регистрации фирмы служит следующим целям:

  • Как место проведения собрания учредителей
  • Как физическое место, куда могут прийти ваши клиенты, что является обязательным требованием по законодательным актам
  • Как место хранения документации
  • Место для посещения фирмы и проверок органами власти и налоговой

Постараемся максимально содержательно, без лишней воды ответить на самые важные вопросы при выборе места регистрации вашей польской фирмы и рассмотреть альтернативы и их стоимости, в особенности в вопросах аренды виртуального адреса.

Резюмирование шагов при выборе юридического адреса

Если учитывать процедуру регистрации юридического лица в Польше, то выбор адреса его регистрации состоит из следующих этапов:

  1. Выбор адекватного помещения, которое будет служить вашей «штаб квартирой»
  2. Заключение договора аренды или предварительной покупки данного помещения
  3. Внесения адреса регистрации в учредительный договор и формуляры KRS

Основные требования к адресу регистрации фирмы

Основным требованием к адресу регистрации фирмы является то, что он должен быть действующим. То есть, помещение способно принять собрание учредителей, представителей государственных органов или клиентов.

Как таковых конкретных описательных норм к таким помещением в законе, который регулирует данную норму, не изложено.

Но по факту желательно, чтобы по адресу регистрации фирмы находился уполномоченный представитель юридического лица, или хотя бы человек, который может принимать корреспонденцию или внезапных посетителей в виде клиентов или органов власти.

И хотя, если вы не планируете вести активную деятельность после регистрации компании в Польше, вам не стоит опасаться нежданных гостей в виде третьих лиц, доступ и регулярная проверка почты будут критически важны.

Если, например, вам пришло воззвание от налоговой закрыть тот или иной вопрос в течение 7 дней, а в арендуемом виртуальном офисе никого нет, кто бы мог быстро отреагировать и уведомить вас об этом, считайте, что вы автоматически получите две проблемы:

  • Штрафы и наказание от гос. органов или суда за отсутствие реакции на сообщение
  • Государственными органами Польши может быть поднят вопрос, является ли поданный адрес актуальным и действующим, и тогда вы можете очень легко рассчитывать на штраф в размере от 1000 злотых за нарушение законов о регистрационных данных предприятия.

 

Кроме этого важно учитывать расположение и состояние такого помещения. И хотя нигде в законах не ведется речь о том, как должен выглядеть адрес регистрации польской компании, уже существуют прецеденты судебных разбирательств, когда органы власти хотели отменить регистрацию юридического адреса у фирм, которые имеют «штаб квартиру» в подвалах и ветхих помещениях, которые не пригодны для «собраний учредителей и приему представителей органов власти».

Требования при регистрации

При подаче документов в KRS вы должны иметь на руках готовый договор аренды юридического адреса или офиса. Если же речь идет о собственной недвижимости, то тут необходимы данные о купли продаже или акте, подтверждающем наличие прав собственности учредителей на это помещение. В случае, когда фирма еще не зарегистрирована, достаточно предварительного договора между учредителем фирмы и будущим председателем правления (prezes zarzadu) с продавцом недвижимости.

Само наличие адреса или планируемое его расположение должно быть на этапе подготовки учредительного договора, так как эти данные необходимо внести перед подписанием документа или составлением нотариального акта.

Возможно ли зарегистрировать фирму на собственный адрес физического лица?

Частый вопрос, когда один из учредителей имеет квартиру или дом в Польше, и для экономии средств пытается зарегистрировать фирму на личный адрес проживания или собственную недвижимость.

Польское законодательство не запрещает регистрировать ООО с адресом в обычной квартире или доме.

Но даже несмотря на то, что один из учредителей будет являться владельцем помещения, необходимо заключить договор между будущим главной правлении ООО (Prezes Zarzadu) и владельцем недвижимости. В нем нужно указать в обязательном порядке, что, «предоставляя квартиру или часть квартиры сообществу «Х», арендодатель разрешает проводить в части и в целом в помещении хозяйственную деятельность согласно польскому законодательству».

Особенностью в данном случае будут налоговые обязательства будущей компании. Так как, если в этом помещении проживает арендодатель и по совместительству учредитель, расходы на оплату, пусть даже и символические, не могут считаться как расходы, осуществляемые с целью получения прибыли.

Это не позволяет учредителям манипулировать стоимостью аренды ради оптимизации налогов. Но при этом данные расходы необходимо вносить в учет предприятия и отображать в налоговых отчетах.

Данный пункт закона исключается лишь в случае, когда помещение не используется в личных целях, а полностью выделено для ведения хоз. деятельности.

Аренда юридического адреса у специализированных компаний

Зачастую наиболее оптимальным вариантом на старте конечно же будет аренда юридического адреса у специализированных фирм. При этом вы можете снимать офис или помещение для основной деятельности и в другом месте, тем самым исключая вероятность постоянной бюрократической волокиты, связанной с изменением регистрационных данных при смене основного офиса или места ведения бизнеса.

Плюс такой вариант оптимален для тех, кто открывает фирму в Польше для краткосрочных целей или бизнес иммиграции.

Какие услуги предоставляют такие фирмы?

Кроме того, что по договору аренды вы получаете право на регистрацию своего предприятия по предоставленному адресу, вы зачастую имеете возможность:

  • Пользоваться виртуальным секретарем, который сможет принимать звонки и представляться именем вашей компании, передавая после информацию об этом вам.
  • Посещать комнату переговоров по фиксированной или дополнительной оплате, в зависимости от тарифа
  • Хранить определенный объем документов
  • Заниматься отправкой и приемом посылок (по договоренности)
  • Заниматься документооборотом
  • Иногда пользоваться рабочим местом как в коворкинге.

В базовые услуги обычно входит:

  • Прием и обслуживание входящей корреспонденции и уведомление арендаторов
  • Первичное представление при посещении гос. органов и налоговой адреса вашей компании с целью ревизии или других вопросов
  • Хранение ограниченного количества бухгалтерских и учредительных документов по адресу (важный, момент так как по закону по адресу регистрации должен хранится определенный пакет документов компании)

Какая стоимость таких услуг?

Все зависит от города, помещения и услуг, которые будут предоставляться в комплексе.

Как это ни странно звучит, но самые низкие цены на виртуальный юридический адрес в Варшаве, так как там наибольшая конкуренция среди фирм, предоставляющих подобные услуги. Чем меньше город и меньший спрос, тем цены выше.

Как пример, в Варшаве цены на аренду стартуют от 10 евро/месяц, в Кракове от 15/евро, а в Жешуве от 25/евро. Мы говорим о надежных фирмах, предоставляющих такие услуги. Конечно же вы можете найти и более дешевые помещения. Но в таком случае появляются риски, описанные выше, связанные с отсутствием быстрой реакции на письма от гос. органов, а то и вовсе исчезновение таких компаний через полгода.

В результате этого вам придется перерегистрировать адрес и нести дополнительные затраты.

Для примера мы рассмотрим цены на услуги одного из лидеров в сегменте аренды виртуального офиса в Варшаве:

  1. Базовый пакет (стоимость 45 злотых + НДС за месяц – Равно 15 евро) – регистрация юридического адреса в центре Варшавы, а также прием корреспонденции, о которой они сообщат вам по электронной почте.
  2. Пакет стандартный (стоимость 69 злотых + НДС за месяц – Равно 25 евро) включает в себя все услуги базового пакета. Плюс открытие заказных писем и писем от государственных органов, их сканирование и отправку вам не только сообщения о прибытии, но и скана. В рамках этой услуги обычно сканируется до 75 страниц в месяц.
  3. Пакет расширенный (стоимость 120 злотых + НДС за месяц – Равно 40 евро) – все услуги базового и стандартного пакета. Плюс открытие и сканирование всех писем, с тем же лимитом до 75 страниц в месяц. Что свыше, оплачивается по 0,5 злотых за страницу. Кроме всего прочего предоставляется до 3х часов аренды кабинета переговоров для встреч и собраний.

Некоторые компании требует предоплаты за год или полгода аренды виртуального адреса для вновь образованных юридических лиц, особенно если основная часть учредителей является иностранцами.

Кроме этого необходимо быть готовым оформить доверенность на представителей фирмы, предоставляющей юридический адрес в Польше. Это делается для того, чтобы они имели право на законных основаниях принимать от отправителей письма на ваше имя.

Что, если планируется деятельность под несколькими адресами?

В этом случае предприятие обязано подать информацию о всех доступных местах ведения хозяйственной деятельности в виде адреса отделений или филиалов.

Для наших клиентов особенно тех, кто создает предприятия для реализации бизнес целей, мы рекомендуем регистрировать фирму на постоянный адрес в надежном виртуальном офисе в одном из больших городов Польши (Варшава, Краков, Вроцлав, Познань и тп), даже если основная деятельность будет вестись в других регионах или городах.

Почему это практично с точки зрения будущих целей?

Зачастую, стартуя с новым бизнес проектом, да еще и в новой стране, вы, вероятнее всего, столкнетесь с рядом неопределенностей, которые со временем могут заставить вас сменить существующий адрес регистрации, если он находится под основным адресом ведения бизнеса.

Ведь банально, вы можете не знать с какой скоростью будет расти ваша компания, и не уменьшатся ли планируемые объемы, что заставит сменить офис, склад или производство на меньшую площадь, переехать или сменить регион деятельности.

И если вдруг вам придется менять локацию, а также адрес регистрации фирмы, то вы гарантированно столкнетесь с целым пластом бюрократической волокиты. Это и подготовка, и подача новых документов в KRS, которые вступают в свою силу только через несколько месяцев, что влечет затраты на юриста и пошлины.

Это также затраты на нотариуса и требование составления нотариального акта при участии всех учредителей (которых необходимо собрать всех у нотариуса) о смене регионе деятельности и т.д., и т.п.

В среднем минимальные затраты на такие операции составят для вас не менее 500 евро с учетом пошлин, оплат юристов и затраченного времени. Не говоря уже о потерянном времени и прибыли из-за смены адреса регистрации.

Поэтому всегда выбирайте один адрес у надежной компании, которая сдает в аренду виртуальные офисы, дополнительно внося информацию об отделениях и филиалах при регистрации.

И даже если вам понадобится сменить офис, достаточно будет подать уведомительный документ об обновлении адресов отделений вашей компании, что не составит большого труда и не заставит вас привлекать для этих целей юристов.

Возможно ли безвозмездное использование помещения для регистрации юридического адреса фирмы?

 

Согласно польскому законодательству, если ваш родственник предоставляет вам в безоплатное пользование помещение для того, чтобы вы использовали его для своей фирмы как адрес регистрации, на вас не накладывается никаких дополнительных обязательств.

И, как мы упоминали ранее, достаточно заключить договор, где это согласие зафиксировано документально.

Если же, например, вам в аренду безвозмездно предоставляется помещение от вашего друга или родственника третьей линии (например, троюродный брат), то в таком случае в игру вступают определенные правила налогообложения.

Правовые налоговые нормы трактуют такую экономию средств как доход от хозяйственной деятельности. Поэтому обязательно нужно оценить стоимость такого бесплатного договора, то есть, сколько нужно было бы платить, если бы помещение было арендовано.

Эта сумма и составляет Ваш доход, и она подлежит налогообложению.

Это общее правило, регулирующее вопросы налогообложения, которое гласит, что если польский предприниматель получает что-то бесплатно, это должно быть оценено согласно рыночной стоимости, и учитываться как доход, который подлежит налогообложению.

Выводы и итоги касательно подбора адреса регистрации

В статье мы попытались рассмотреть основные положения и моменты, касающиеся подбора адреса регистрации для вашего предприятия с учетом законодательных норм, практических вопросов и опыта, который наша команда приобрела за годы работы с подобными задачами, как при регистрации новых предприятий, так и при решении проблем новых клиентов, связанных с их ошибками при регистрации юридического адреса на прошлых этапах.

После того, как вы определились с местом регистрации и заключили предварительный договор на его использование, пришло время перейти к вопросу составления учредительного договора «Umowa Spolki». 

Этот пункт мы детально рассмотрим в следующей статье, как следующий шаг в самостоятельной регистрации предприятия в Польше.