Знаете, как сэкономить минимум 10000 евро в год на регистрации и содержании вашей польской фирмы? В данной статье мы хотели бы на примере проектного планирования и оценки рисков показать, какие опасности и проблемы могут поджидать каждого, кто открывает ООО в Польше.

Данный анализ мы проводим для каждого из проектов наших клиентов. Для того, чтобы наш опыт был более наглядным, мы взяли реальную задачу по организации фирмы, занимающейся трудоустройством и рекрутингом, и на ее примере расскажем, на какие вопросы важно ответить перед стартом, чтобы после открытия не терять тысячи евро в год на содержание вашей компании.

Скорее всего, ваши задачи будут отличаться от нижеприведенного примера, но основные принципы и опасности сопоставимы в 80% случаев.

Определение целей, для которых вы регистрируете предприятие

Важно сразу определить цели, при этом желательно не сосредотачиваться на формулировке «зарегистрировать предприятие». Ваша экономия начинается с постановки четких требований к итоговому результату. Ответьте на следующие вопросы:

  1. Для чего вы регистрируете предприятие и как вы будете им пользоваться в дальнейшем?
  2. Какие задачи будут стоять кроме регистрации фирмы в Польше?
  3. Что для вас важнее — минимальные инвестиции в реализацию задач, качество выполненной работы или скорость? (невозможно выбрать, сразу все три приоритета, практика показывает, что можно выбрать лишь один из пунктов)
  4. Какие временные сроки?
  5. По каким критериям вы будете оценивать, что проект успешен?

Ниже на примере одного из наших проектов, мы продемонстрируем, как эти вопросы использовать на практике.

Для чего необходимо выполнить задачу и как клиент будет пользоваться ее результатом?

Приоритеты

 

Для деятельности по трудоустройству украинских рабочих в Польше, с официальными разрешениями и лицензиями, на полностью прозрачной основе.

 

«Необходимо открыть компанию, которая осуществляла бы деятельность по трудоустройству украинских работников на территории Польши. Учредители — граждане Украины».

 graph

Какая основная задача проекта?

Критерии оценки успеха проекта со стороны клиента?

1.       Открыть предприятие

2.       Получить все необходимые разрешения для предприятия

3.       Обеспечить наличие всех документов от польской фирмы для украинской компании, по трудоустройству граждан Украины в Польше

Достижение всех поставленных целей в указанные сроки

Какие временные сроки и другие требования клиента?

Общие показатели успеха

3 месяца

Стоимость проекта с учетом экономии на скрытых потерях

Общий обзор ситуации/конъюнктуры реализации задачи

После того как цели поставлены, важно оценить конъюнктуру  и обстановку, в которой вам придется достигать поставленных целей.

Для того, чтобы понимание всех задач и трудностей, которые могут возникнуть, было более точным, мы советуем изучить следующие аспекты:

  1. Законодательство
  2. Требования к виду деятельности и предприятию в вашей сфере
  3. В какой форме лучше всего зарегистрировать предприятие?
  4. Где необходимо зарегистрировать деятельность предприятия, что бы вести ее в рамках закона?
  5. Какой процесс отчетности деятельности вашего будущего предприятия?
  6. Для того, чтобы получить все необходимые разрешения, какую базовую информацию, документы и разрешения необходимо иметь, а также какие нормы соблюсти?

Как вы увидите ниже, решение этих задач требует фундаментального подхода к изучению тематики.

Деятельность агентств по трудоустройству регулируется законами:

Предприятие должно соответствовать следующим условиям:

·         Dz.U. 2004 nr 173 poz. 1807 о свободе экономической деятельности

·         Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1608 о найме временных работников

·         Dz.U. 2009 nr 17 poz. 91 об агентствах по трудоустройству

·         Dz.U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 о содействии на рынке труда

 

·         Не иметь задолженности по налогам, социальному обеспечению, медицинскому страхованию, перед Фондом труда и Фондом гарантирования оплаты труда, если предполагаются обязательства по этим оплатам

·         Предприниматель не имеет  судимостей

·         В отношении предприятия не открыт процесс ликвидации

·         Предприятие не объявлено банкротом

·         Есть надлежащие условия ведения деятельности в виде офиса, мебели и офисного оборудования

·         Минимальные требования к сотрудникам рекрутингового агентства: наличие аттестата о законченном среднем образовании

 

К списку  услуг, которыми могут заниматься рекрутинговые агентства относятся:

·         Посредничество между работодателем и рабочим

·         Предоставление консультационных услуг в сфере трудоустройства

·         Предоставление временного трудоустройства

Форма ведения деятельности для иностранцев, являющихся владельцами предприятия

Для ведения деятельности необходимо быть зарегистрированным в:

• Spółka jawna

• Spółka komandytowa

• Spółka partnerska

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

• Spółka Akcyjna

1.       KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)

2.       Uzad skarbowy (Налоговая)

3.       ZUS ZUA/ZUS ZZA при найме сотрудников

4.       Иметь счет в банке

5.       Сертификат «Агентства трудоустройств»

Для получения разрешения необходимо иметь следующие базовые документы, информацию и выполнять нормы:

·         Идентификационные данные фирмы (юр. адрес, фактический адрес, ФИО учредителя)

·         Организационно-правовую  форму бизнеса (например: «ООО»)

·         Идентификационный номер налогоплательщика (если присвоен)

·         Номер в Национальном судебном реестре или номер в записях экономической деятельности, если он был выдан, а также наименование и адрес органа регистрации

·         Коды PKD для регистрации;

o   78.10.Z Деятельность по поиску работы и работников

o   78.20.Z Временное агентство по трудоустройству

·         Адрес электронной почты

 

·           Идентификационные данные лица, регистрирующего  агентство по трудоустройству

·           Адрес места жительства или адрес офиса

·           Указание места и даты заявления

·           Подпись лица, уполномоченного представлять агентство, с указанием имени и его должности

·           Подтверждение оплаты комиссии в размере  200 злотых

 

Заявление может быть подано в электронном виде, но при условии, что у предпринимателя есть зарегистрированная электронная подпись

 

Кроме заявления нужны:

·           Копия свидетельства о рождении

·           Заявление о соответствии и полноте данных

 

Отчетность агентства по трудоустройству

Агентство должно предоставить некоторые сведения Маршалу:

·         Изменение лица, осуществляющего деятельность от имени агентства

·         Изменение адреса

·         Прекращение деятельности

·         Приостановление или возобновление бизнеса, о котором говорится в положениях о свободе экономической деятельности

 

Данные отчеты должны быть поданы на протяжении 14 дней с момента изменений!

 

Временное агентство занятости обязано подавать Маршалу информацию о своей деятельности, даже если не было изменений, до  31 января каждого года за предыдущий год.

 

Риски, опасности, проблемы которые могут возникнуть при реализации задачи

Наша практика показывает,  что большинство проектов, связанных с организацией предприятий в Польше, выполняются без должного внимания к поиску скрытых затрат.

 Очень часто заказывая услугу регистрации и организации фирмы, без какого-либо планирования, отдельные подрядчики пытаются просто обеспечить клиентов всеми возможными разрешениями и документами, просто по порядку выполняя поставленные задачи, без осознания влияния каждого действия на дальнейшие затраты клиента или целесообразности в рамках бизнес целей.

Наша команда, реализовав более 120 проектов регистрации юридических лиц и организации деятельности, знает где и когда клиента поджидают дополнительные и ненужные затраты, какие риски могут повлиять на дальнейший результат, что может создать проблемы и трудности, как при реализации проекта, так и после.

Зачастую если не учитывать этих опасностей, по нашему опыту клиенты теряют:

  • до 10000 евро в год на необязательных налогах
  • в среднем 1000 евро на необязательных услугах бухгалтеров
  • в среднем 2000 евро на преждевременных затратах (таких как простой офиса, неиспользованные часы нанятых сотрудников)
  • от 2000 евро и выше при неиспользованных возможностях, простоях или затянувшихся сроках проекта

Ниже приведен только некоторый список проблем и рисков,  на которые мы хотели бы обратить внимание.

Мы знаем как решать данные проблемы и избегать их, благодаря чему в среднем наши клиенты экономят до 8000 евро на скрытых потерях и ненужных затратах.  Поэтому рекомендуем вам всегда подходить к вопросу планирования и анализа аспектов, которые мы описали в этой статье, более тщательно.

Таблица влияния проблем на результаты:

Название проблемы

Описание

Влияние на результат

Преждевременное обеспечение необходимых составляющих для ведения деятельности

Большинство элементов при организации деятельности рекрутингового агентства требуют постоянных затрат или увеличивают переменные затраты.

 

Такими элементами являются:

·         Наличие банковского счета (ежемесячные затраты 15-30 евро + затраты на бухгалтерию)

·         Свидетельство плательщика VAT(если оборот не превышает 150 000 злотых в год, имея данное свидетельство, необходимо оплачивать необязательный для вас налог в размере 23%)

·         Регистрация в ZUS до момента найма сотрудника (лишние затраты на пустые отчеты по бухгалтерии)

·         Найм бухгалтеров сразу после регистрации (пока фирма не ведет активной деятельности (не имеет доходов), нет необходимости нанимать постоянного бухгалтера и платить ему ежемесячную абонплату)

·         Найм сотрудника до получения сертификата (это оплата в ZUS, лишние затраты на бухгалтерию и зарплату, получения сертификата при этом может занять несколько месяцев, а увольнение сотрудника в Польше является сложной процедурой)

1.      Потери на НДС если вы не превысили сумму 150000 злотых оборота в год, могут составить до 34500 злотых (8000 евро)

2.      Потери на оплате бухгалтеров при отсутствии активной деятельности, в среднем 75 евро/месяц

3.      Потеря на сотруднике до момента получения сертификата (в среднем 300-500 евро/мес.)

Отсутствие/ошибки перевода на польский язык необходимых документов

В случае регистрации агентства по трудоустройству в Польше,  необходим перевод свидетельства о рождении основателей.

 

Организация такого перевода занимает в среднем полторы недели. Если не учесть весь список документов, которые необходимо перевести, вы получите отказы при регистрации или затянутые сроки.

 

Кроме этого, пренебрегая требованием, что перевод должен осуществляться у присяжного нотариального переводчика на территории Польши, клиенты теряют деньги при переводах у обычных переводчиков, не имеющих  лицензии польского мин. юста.

 

 

 

1.       Увеличение сроков регистрации до 2 месяцев

2.       Отказ при регистрации и потеря оплаченных пошлин (50 евро у Маршала и 80 евро в КРС)

3.       Пустые затраты на обычных переводчиков, документы от которых не являются действительными при регистрации

 

Упущение из виду необходимость подачи документов, отчетов, информации или ошибки в них

Мелки и совсем незаметные детали могут привести к лишним затратам и проверкам. В случае с агентством трудоустройства, несоответствие или отсутствие следующих элементов приводят к лишению лицензии,  штрафам или отказами при регистрации:

·         Справка о несудимости

·         Соответствие установленным требованиям офиса

·         Использование офиса не по назначению

·         Уведомление маршала об изменениях в деятельности предприятия

·         Ежегодный отчет о ведении деятельности по трудоустройству

1.       Штрафы от 500 евро до 3000 евро

2.       Лишение лицензии, и как следствие, потери по причине приостановлении деятельности и затраты на повторном процессе подачи заявки

Незнание всех обязательств и отчетности агентства

Например, при приостановлении деятельности, не уведомив об этом Маршала и не передав ему ранее выданный сертификат, владельцы предприятия подвергаются штрафу

 

При рекламах и объявлениях, не указав согласно закону номер сертификата и обязательные положения, предприятие подвергается штрафу и рискует лишиться лицензии

1.       Штрафы от 750 евро до 1500 евро

 

Риски и их влияние на ключевые показатели проекта.

Риск

Описание

Влияние на результат

Вероятность

Органы, которые выдают разрешение (лицензию) для агентств трудоустройства, могут на свое усмотрение отказать в регистрации

Отказ может быть по усмотрению маршала, который выдает разрешения (без объяснений)

-Повторная подача может занять на два месяца больше

-Потеря денег, которые были потрачены на подготовку и подачу документов

— Оплата за простой офиса, который был организован для получения разрешения в течение последующих 2-х месяцев, пока будем получать повторное разрешение

 

Средняя

(если подготовить все документы правильно, вероятность в категории Низкая)

Забыть или упустить из виду подачу обязательных отчетов

Агентство должно подавать отчетность каждый раз после изменений в составе правления или смены адреса. Также, один раз в год до 31 января, агентство должно подавать годовой отчет о деятельности. Отчеты подаются на протяжении 14 дней.

— Маршал может отозвать сертификат или наложить штраф

-Потеря времени и денег на восстановление сертификата

— Потеря доверия клиентов

Низкая (при должном контроле)

При проверке власти могут выставить претензии к вашему офису

Для ведения деятельности агентство должно иметь помещение, отвечающее всем санитарным, противопожарным, экологическим требованиям. В случае, если помещение не подходит под все требования, предприниматель должен подать заявление на легализацию помещения.

— Отказ в выдаче сертификата

-Повторная подача может занять на два месяца больше

-Потеря денег, которые были затрачены на подготовку и подачу документов

— Оплата за простой офиса, который был организован для получения разрешения в течение последующих 2-х месяцев, пока будем получать повторное разрешение.

 

Средняя (новые помещения, ранее не проходившие лицензирования, могут спровоцировать проблемы при регистрации)

При отсутствии свидетельства плательщика НДС упустить из виду прохождение границы годового дохода 150000 злотых

Если забыть об этом факте, поздняя реакция может повлечь за собой штрафы.

 

— Потеря денег при уплате налогов

 

Высокая (если не спрогнозировать оборот)

Счет

Если сумма сделки превышает 15000 тыс. евро,  транзакция должна производиться через счет в банке.

— Потеря денег на уплате комиссионных, и оплате за обслуживание счета.

— Потери при снятии денег со счета

— Штрафы

Средняя

Ниже мы отобразили более сконцентрированную таблицу, как мы с помощью анализа определили контрмеры, которые помогли спасти проект от необдуманных затрат.

Что необходимо сделать

Как это повлияет на результат

Какие проблемы решит и риски нивелирует

Провести планирование каждого шага и его влияние на результат по принципу «точно вовремя».

 

Определив, на каком этапе необходимо обеспечить тот или иной элемент.

Экономия:

— до 8000 евро на необязательном НДС

— до 300 евро/мес. при преждевременной аренде офиса

— до 500 евро/мес. при преждевременном найме сотрудника

—  в среднем 100 евро/мес. на бухгалтерии

Преждевременное обеспечение необходимых составляющих для ведения деятельности

 

Изучить нормы и требования к каждому необходимому документу в процессе реализации проектов.

 

Использовать в процессе реализации задач проектный подход.

Экономия:

— В среднем (только при регистрации предприятия) 400 евро на переделках и затратах на ненужные элементы

 

— На штрафах при неправильном или не соответствующем ведении деятельности агентства трудоустройств (по нормам закона от 500 до 5000 евро)

 

— Защита от потери лицензии и необходимости ее восстановления (не учитывая потери прибыли из-за приостановления деятельности, повторные затраты на получение в среднем 500 евро)

 

Уменьшает риск отказа в выдаче лицензий и потери в среднем 500 евро, на подготовке и подаче документов.

— Отсутствие/ошибки перевода на польский язык необходимых документов

— Упущение из виду подачи необходимых документов, отчетов, информации или ошибок в них

— Незнание всех обязательств и отчетности агентства

— Органы, которые выдают разрешение (лицензию) для агентств трудоустройства, могут на свое усмотрение отказать в регистрации

— Из-за несоответствия требований к ведению деятельности агентства трудоустройств могут лишить лицензии

 

Изучив законы, определить список необязательных документов и регистраций

Экономия:

— до 300 евро при регистрации предприятия

— в среднем 100 евро/ежемесячно при ведении деятельности и необходимости сдавать отчеты по причине наличия данных документов

Преждевременное обеспечение необходимыми составляющими для ведения деятельности

 

Провести работу по анализу налогового законодательства и оптимизировать деятельность

Экономия от 2000 евро до 10000 евро для малого предприятия, на необязательных налогах

Потери на необязательных налогах

Решения и альтернативы

Понимая все угрозы, риски и потенциальные опасности, которые могут повлиять на сроки, качества и стоимость реализации проекта, важно рассмотреть альтернативные пути решения, для того, что бы выбрать оптимальный с точки зрения целей.

ПРИМЕЧАНИЕ

В данном случаем, мы в примере покажем часть разработанных нами альтернатив, дабы не раскрывать коммерческой тайны нашего клиента (в реальном проекте их было 7, не скупитесь на время для поиска альтернативных решений, на практике выбор одной из предложенных альтернатив помог сэкономить клиенту более 15000 евро на реализации всего проекта в течение 1 года).

Решение 1 «регистрация нового предприятия»

Плюсы решения

Минусы решения

+ полностью контролируемое юридическое лицо без скрытых опасностей в виде долгов и негативной истории

+ низкая стоимость по сравнению с покупкой предприятия

+ легче оптимизировать налогообложение

+ экономия на операционных затратах (отчетность, бухгалтерия) из-за отсутствия регистрации ненужных документов

— меньшая степень доверия со стороны потенциальных клиентов и партнеров, так как будут обращать внимание на то, что предприятие слишком молодое

— сроки достижения цели более длительны, чем при покупке готового предприятия

Схема решения

Ган чарт решения:

Неделя

1

2

3

4

5

6

7

8

Требования

мар

мар

мар

апр

апр

апр

апр

май

14

21

28

4

11

18

25

2

1. Подготовка доверенностей

1

 

 

 

 

 

 

 

2. Подготовка предварительного учредительного договора

2

 

 

 

 

 

 

 

3. Заключение договора об аренде юридического адреса

3

 

 

 

 

 

 

 

4. Подтверждение доверенностей у польского нотариуса

4

 

 

 

 

 

 

 

5. Электронная регистрация в судовом реестре

 

5

 

 

 

 

 

 

6. Командировка специалиста — 2 дня

 

 

 

6

 

 

 

 

7. Подготовка и подача формуляра PCC

 

 

 

7

 

 

 

 

8. Оплата налога PCC (для 1250 евро уставного капитала)

 

 

 

8

 

 

 

 

9. Подготовка и подача формуляра NIP-8

 

 

 

9

 

 

 

 

10. Изготовление печати

 

 

 

10

 

 

 

 

11. Подготовка документов для открытия счета

 

 

 

11

 

 

 

 

ЗАВЕРШЕНИЕ ЭТАПА

 

 

 

Ф

 

 

 

 

Влияние на стоимость элементов:

 

Решение 2 «Покупка готового предприятия»

Плюсы решения

Минусы решения

+ Скорость получения действующего предприятия со всеми необходимыми документами в несколько раз выше (в течение недели вы получите полностью готовое юридическое лицо)

— Стоимость

— Риски купить предприятие с долгами

— Излишние элементы в предприятии, которые усложнят отчетность и налоговую оптимизацию

схема решения

Заключение

Важность планирования и оценки потенциальных рисков даже при реализации такой, казалось бы, незначительной задачи как регистрация фирмы в Польше, очень важны. Разница между потраченными несколькими днями на фундаментальный анализ методов достижения поставленных целей составляет от 800 до 10000 евро для простых задач, и десятки тысяч евро для средних и крупных бизнес проектов.

Мы надеемся, что наш опыт и пример, приведенный в этой статье, помогут вам посмотреть на решения ваших бизнес целей в Польше с другой, более эффективной и практичной стороны.

Если вам необходима помощь в поиске скрытых затрат и рисков, мы, используя опыт нашей команды, с радостью предоставим вам оптимальные решения, способные уберечь вас от излишних затрат. Для этого воспользуйтесь контактной формой, которую вы найдете на странице «Связаться с нами» и напишите нам.