Бухгалтерия и учет в польской фирме являются важным аспектом вашей деятельности в Польше. Активное у вас предприятие, или же не ведущее никакой деятельности, так или иначе перед вами будет стоять вопрос бухгалтерского и налогового учета.

Если вы решили доверить ведение бухгалтерского учета Вашего бизнеса посторонним профессиональным подрядчикам, занимающимся аутсорсингом, помните, что выбор бухгалтерской компании не должен быть поспешным.

За свою деятельность мы очень часто наблюдали, как необдуманный выбор партнеров в данном вопросе создавал сотни проблем, ненужных затрат, а иногда заводил компании в такие правовые тупики, что выходом было только приостановление деятельности и судовые разбирательства.

Заключая договор с юридическим лицом, отвечающим за очень важный аспект вашей предпринимательской деятельности в Польше, вы совершаете серьезный шаг, ошибки и упущения могут привести к критическим последствиям, в независимости от масштабов вашей деятельности.

Также помните, что если вы собираетесь пользоваться услугами бухгалтерской компании, вы должны сообщить об этом в налоговую инспекцию. Это можно сделать через интернет, не выходя из дома.

Уведомление подается как при старте деятельности, так и при последующих случаях замены подрядчика. Более подробно как выполнить данную процедуру, мы написали в отдельной статье.

На что обратить внимание при выборе бухгалтерской фирмы

При реализации проектов наших клиентов перед нами в 90% случаях стоит задача подобрать эффективных бухгалтеров. В свою очередь, чтобы избегать конфликта интересов, мы никогда не рекомендуем и не советуем конкретных специалистов, а вместе с клиентом пытаемся проанализировать все возможные варианты.

Мы помогаем найти тех партнеров, которые будут комфортны, эффективны и, самое главное, ценны для вас.

При выборе подрядчика вы конечно же, в первую очередь, должны руководствоваться целями, которые стоят перед вашей компанией в Польше. Обороты, задачи, потребности и особенности видов и сфер деятельности будут решающими факторами в этом вопросе.

Но кроме специализации существует ряд ключевых аспектов, на которые обязательно нужно обратить внимание. Итак, давайте рассмотрим каждый из них поподробнее.

Отзывы о польской бухгалтерской компании

Самыми проверенными отзывами будет полученная информация от других предпринимателей, сотрудничающих с данной компанией, о ее надежности, качестве услуг и реальной стоимости. Почти о каждой более или менее опытной бухгалтерской компании можно найти отзывы на форумах или пабликах в интернете.

Также можно запросить у самих бухгалтеров перечень клиентов, с которыми они работают и их контакты. Обычно, другие фирмы, являющиеся клиентами интересующих вас партнеров, с радостью поделятся с вами своим опытом работы с нужными вам специалистами.

Вариант непосредственного контакта будет наиболее предпочтительным, так как, не смотря на то, что в интернете вы сможете найти много интересных мнений, очень часто, к сожалению, наравне с реальными отзывами вы столкнетесь с искусственными «идеальными» мнениями об интересующих вас бухгалтерских компаниях.

Договор

Обязательно изучите договор между вами и бухгалтерской компаний. Особенно часть двусторонних обязательств, касающихся:

  • Предоставляемого перечня услуг
  • Формата начисления оплат за выполненные услуги
  • Штрафов и пени
  • Вопросов, связанных с обменом и передачей документации

Сроки передачи документов бухгалтерам – вопрос, который стоит особым случаем. Очень часто предпринимателям ставят такие условия, которые катастрофически усложняют им жизнь. Поэтому подумайте, будет ли на самом деле вам удобно в запрошенной форме и сроках передавать документы.

Не стесняйтесь предлагать подстроиться партнерам под ваши потребности и возможности. Зачастую на этапе заключения договора это сделать проще, чем, когда процесс обслуживания запущен, так как очень часто польские бухгалтеры не отличаются гибкостью в таких вопросах.

Также стремитесь сразу же оговорить и указать в договоре условия и цены по дополнительным услугам, учитывая возможное развитие вашего бизнеса.

При этом лучше сравнить перечень услуг и условий нескольких компаний, чтобы выбрать лучшую, или же предложить особые для вас решения, которые вы можете взять в договорах конкурирующих бухгалтерских фирм.

Не бойтесь добавлять или изменять пункты в существующем примере договора, который вам предоставят. Ведь бухгалтер для вашей польской фирмы — это как «супруг», его выбирают надолго, а то и вовсе желательно один раз и на всю жизнь. Смена бухгалтерской компании — сложный и затратный процесс, в котором невозможно избежать потерь. Поэтому терпение и последовательность превыше всего. Скорость в этом вопросе сыграет с вами злую шутку. Выбирайте партнеров тщательно.

Страховка

Проверьте, существует ли у выбранных бухгалтеров страховой полис, отвечающий за покрытие издержек, связанных с ошибками, штрафами и затратами. Это обязательная норма, но очень часто многие, особенно частные бухгалтеры и мелкие фирмы, пренебрегают ею.

В результате мелкие сбои специалиста возложат на вас серьезные расходы на оплату штрафов налоговой инспекции. А покрыть их будет некому, кроме как вам. Поэтому нет страховки, нет и сотрудничеству.

Опыт в интересующей вас сфере и формате предприятий

Из тысячи бухгалтерских компаний и частных специалистов вы сможете выделить сотник сегментов, специализирующих на обслуживании тех или иных сфер и даже размера предприятий. Часть бухгалтеров имеют большой опыт работы с микро и малыми фирмами, что позволяет им грамотно выстраивать коммуникацию и работу с такими предпринимателями, учитывая особенности ведения бизнеса в малых компаниях. Часть, наоборот, профессионально работает со средним бизнесом.

Исходя из нашего опыта, первым сигналом, который должен заставить вас сомневаться в эффективности бухгалтерской компании — это их «умение работать с разными клиентами разного размера и в разных сферах».

Конечно же, если нет обратного, когда у интересующих вас партнеров нет разных отделов, направленных на определенные размеры и сферы деятельности клиентов.

Поэтому всегда выбирайте подрядчиков исходя из того, насколько они эффективно работают со схожими с вашим предприятием.

Это касается и размера, и видов деятельности. Ведь в каждой сфере есть свои особенности ведения бухгалтерского учета, позволяющие в том числе грамотно оптимизировать налоговые затраты, в чем как раз «многопрофильные» бухгалтера не всегда сильны.

Оптимизация учета и налогов

Еще один важный нюанс. Хоть бухгалтера — это не финансовые и налоговые консультанты, но все же мы советуем вам искать тех, кто хотя бы на начальном уровне поможет вам правильно построить учет, и не переплачивать на ненужных налоговых отчислениях, которых можно было избежать нехитрыми манипуляциями.

К сожалению, большинство польских бухгалтерских компаний, работая как на конвейере, не сильно стремятся об этом задумываться.

Зачастую такие вопросы могут поставить их в тупик. Но учитывая, что такая пассивность партнеров может стоить вам до 40% ненужных переплат и потерь на налогах, стоит ли тратить время и усилия на выстраивания сотрудничества с такими подрядчиками?

Бухгалтерская компания и налоговые консультации

При этом вы должны знать, что с 2014 года отменена обязанность иметь специальные сертификаты Министерства Финансов на обслуживание и ведение бухгалтерского учета. Это означает, что ведение бухгалтерии вашей фирмы, вы можете доверить компаниям, сотрудники которых не имеют специальных лицензий.

Эти компании, однако, не могут предоставлять услуги в области налогового консалтинга, в частности, давать советы, рекомендации и толкования из области налоговых обязательств – это право имеют только лицензированные консультанты. Статус налогового консультанта требует особой лицензии.

Поэтому соблюдайте баланс. Да, нам не нужны бухгалтеры, которые совсем не готовы помочь оптимизировать наш учет и налоговые затраты на базовом уровне. Но при этом, если перед вами стоит сложная задача по оптимизации данной части затрат, не рискуйте, обратитесь к проверенным и лицензированным специалистам.

Это пригодится, потому что деятельность налогового консультанта обязательно подлежит страхованию, для того, чтобы можно было покрыть расходы и потери в следствие ошибок специалиста.

Кроме этого, такого рода подрядчик имеет право представлять ваши интересы в судах и перед фискальными и налоговыми органами, а также обязан хранить коммерческую тайну.

Все налоговые консультанты состоят в Национальной Палате (Ассоциации) Налоговых Консультантов (Krajowej Izby Doradców Podatkowych)

Стоимость

Различные сферы специализации, а также расположение офиса имеют непосредственное влияние на стоимость услуг. Все зависит от конкуренции в городе, в котором будет зарегистрировано ваше предприятие, между бухгалтерскими компаниями, средней зарплатой и даже затратами на аренду офисов.

Например, стоимость бухгалтерского обслуживания в Варшаве может стоить дешевле, чем в Жешуве. Это связанно с тем, что в Варшаве выше конкуренция, и, соответственно, бухгалтерские компании более агрессивно борются за клиента ценой.

Тарификация за обслуживания зачастую привязана к количеству обрабатываемых документов в месяц и содержит минимальную абонплату.

В среднем, стоимость бухгалтерского обслуживания стартует от 50 евро в месяц и 20 документов в пакете обслуживания. В таком случае один документ стоит 2,5 евро и при росте количества документов согласно тарифам, такая стоимость может уменьшаться.

Хотя, если вы стартует с микро бизнеса, мы рекомендуем для вас найти частного бухгалтера, у которого зачастую такие расценки будут значительно ниже.

Под документами зачастую подразумевают любой документ для обработки: отчет, счет, банковская выписка и тд. Но на этапе переговоров мы советуем вам усиленно торговаться по этой части условия, так как для малого предприятия стандартная система тарификации может быть очень обременительна.

Заключение

Бухгалтерия — важный аспект в вашей деятельности, поэтому не жалейте времени на поиск и анализ наиболее опытного и надежного партнера, который понимает, как именно в вашей сфере и согласно вашим целям построить идеальную систему учета, которая не мешала бы вам, а наоборот, упростила ведение бизнеса.

Мы, в свою очередь, с радостью поможем подобрать для вас таких идеальных подрядчиков, используя свой опыт, поэтому, если вам понадобится помощь, напишите нам на почту info@bizneswpolshe.com и мы с радостью откликнемся.