Время от времени к нашей команде обращаются новые клиенты с просьбой решить проблемы, возникшие при самостоятельной регистрации фирмы в Польше, или при недобросовестном выполнении обязательств нанятых юристов, что приводит или к отклонению заявок в электронной форме, или к увеличению сроков регистрации предприятия.

Мы собрали коллекцию наиболее часто допускаемых ошибок, и решили в этой статье поделиться с вами опытом, а также предостеречь, где вас подстерегают опасности, и как защитить процесс создания новой компании от них при использовании сервиса S24 Министерства Юстиции Польши.

Название компании уже существует в реестре или не соответствует видам деятельности

Название польского предприятия не может вводить в заблуждение относительно вашей деятельности. Некоторые формулировки, такие как «банк», являются запрещенными, и их невозможно использовать, если фирма не является банком по существу или проводимой деятельности.

Суд также может отказать в регистрации, если название вашей компании очень похоже на конкурентов, занимающихся теми же видами деятельности, которые вы определили в поданной заявке. Это касается также географического совпадения и пересечения сфер деятельности.

Как проверить, нет ли риска подпасть под данное ограничение? Используйте поиск Google интересующего вас названия с приставкой PL. Или проверьте название в базе KRS и CEIDG.

Больше о самих правилах и ограничениях при выборе названия для вашей фирмы мы описали в статье «Выбираем название для польского предприятия» из серии «Регистрация фирмы в Польше, шаг за шагом»

Неправильное отделение Районного Суда (KRS)

Формуляры и заявление о внесение предприятия в Судовой Реестре (KRS) вы подаете в отделение Районного Суда в зависимости от места регистрации вашей компании. При регистрации в больших городах, таких как Варшава, Краков и тп., очень часто из-за этой ошибки документы подаются в не то отделение.

Для того, чтобы не ошибиться, проверьте на сайте нужного вам отделения Районного Суда, принадлежит ли адрес регистрации фирмы к территории его влияния.

Ошибки в названии предприятия

В поле, в котором необходимо ввести придуманное название фирмы (например «Karat»), не нужно добавлять организационно правовую форму (пример неправильного внесения данных «Karat sp. z o.o», это значение вы выбираете в отдельном поле).

Если компания имеет филиалы, имя должно содержать формулировку: „[имя компании] Филиал в [город]».

Ошибки в личных данных учредителей или членов правления

Введя персональные данные акционеров и членов совета директоров, позаботьтесь, чтобы они были полными и внесены без ошибок. Особенно обратите внимание на адреса, а для юридических лиц – их регистрационные номера.

В случае физических лиц, имеющих два имени, следует помнить о вводе второго имени.

Нарушение сроков регистрации

Проследите за сроками! Помните, что время от заключения договора компании в системе S24 для отправки заявки не может превышать 7 дней.

Подписание учредительного договора с нарушение правил «reprezentacji»

Подписывая договор в системе S24, следует помнить об одном важном ограничении, если один из учредителей создаваемого предприятия при этом является членом советов директоров юридического лица, которое также будет акционерном нового сообщества, он не имеет право представлять интересы компании учредителя.

Подписав, даже в виде электронной подписи Umowe spółki при  данном факте, регистрация сообщества будет призвана недействительной.

Неправильная дата составления договора общества, указанная в формуляре

Помните, что датой создания учредительного договора, считается дата последней подписи последнего учредителя. Поэтому из-за данной мелочи очень часто при заполнении документов не соблюдается соответствие дат создания самого предприятия и Umowe spółki. На практике, этой ошибки могут и не заметить, но, если инспектор ее обнаружит, ваша регистрация будет аннулирована. И весь путь придется пройти заново.

Отсутствие дополнительных справок и соответствие требованиям для ведения выбранной деятельности

Выбирая те или иные виды деятельности, необходимо убедиться, нет ли по ним неких обязательств, касающихся определенных разрешений, справок или документов.

Например, выбирая одним видов деятельность PKD, связанный с недвижимостью, и являясь при этом иностранцем, вам необходимо будет получить в Министерстве Внутренних Дел Польши справку об отсутствии судимости.

Эту справку после необходимо вместе с формулярами KRS  передать в Районный Суд. При отсутствии справки регистрация будет приостановлена.

Это один из примеров, на практике существуют схожие требования и для других PKD.

Просроченая или неправильно составленная доверенность

Если вы используете доверенное лицо для создания фирмы без вашего личного присутствия, или по причине того, что вы в недостаточной степени владеете польским языком, данная проблема может быть вполне актуальна для вас.

При электронной регистрации нет необходимости прилагать копию доверенности, однако в составляемом заявлении необходимо ссылаться на данные, идентифицирующие ее, и определяющие основания для действия такого документа.

Если доверенность представляет юридическое лицо, являющееся акционером создаваемой компании, то в таком случае будет достаточно документа, подтверждающего право на самостоятельные действия от имени юр лица.

Это может быть распоряжение советов директоров или учредителей, или тех лиц, кого учредители наделили правом выдавать такие доверенности в  Umowe spółki.

Эти данные обязательно нужно указать при регистрации нового предприятия в системе S24. Потому что если, согласно уставу сообщества, представитель не может презентовать фирму создателя (например, по причине того, что выдавший доверенность человек не имел права этого делать исходя из учредительного договора) то инспектор при регистрации документов обязательно проверит это. И при выявленном нарушении приостановит регистрацию.

Доверенным лицом также может быть профессиональный юрист, адвокат или представитель компании, оказывающей профессиональные услуги в данном направлении. Физическое лицо, если оно не состоит в постоянных хозяйственных или родственных отношениях с доверителем (например, доверенный может работать на доверителя или быть его представителем на постоянной основе), не может представлять интересы учредителей в данном процессе.

Уполномоченный, подавая заявление и регистрируя фирму в системе S24, указывает на факт выдачи доверенности с определением субъекта, который его выдал, лица или лиц, являющихся доверителями, дата выдачи доверенности, сроки его действия. Заявление представителя присоединяется к документу, к которому они относятся, в виде копии.

Член правления внесен в реестр судопроизводств

Перед регистрацией стоит проверить, что ни один из членов совета директоров не зарегистрирован в Национальном Реестре Судопроизводства (Krajowym Rejestrze Karnym) как участник административного или криминального дела в лице ответчиков или обвиняемый.

Вы можете проверить это через интернет или традиционно при подаче заявления.

Если до этого вы вели дела в Польше, то вероятность попадания в такой реестр всегда существует. Это может быть неоплаченный счет, просроченные долги или что-либо другое, на первый взгляд незначительное, но вам неизвестное.

Данные случаи происходят сплошь и рядом, например, при условии, что у вас остался незакрыт договор по использованию кабельного телевидения, который вы не разорвали, и по которому начислена пеня. Если при этом в договоре был указан старый телефон и адрес, и, соответственно, вы не получали никаких уведомлений.

Компания, предоставляющая услуги по договору, может автоматически подать на вас в суд. И тем самым, сами того не подозревая, вы или ваше юр лицо может попасть в реестр. Это сразу же ограничивает возможность регистрации предприятия.

Отсутствие дополнительных документов от иностранной компании учредителя

Если одним из учредителей является иностранное юридическое лицо, то при регистрации необходимо предоставить выписку с национального судового реестра компании акционера, устав и ключевые документы, регулирующие деятельность учредителя с апостилем и присяжно нотариально заверенным переводом данных документов.

Из содержащихся данных должно ясно исходить, кто имеет право для репрезентации фирмы как самостоятельного, так и доверенного.

В каких случаях необходимо решение собрания директоров или учредителей? Например, должен быть прописан четкий пункт, когда, кто и при каких обстоятельствах может принимать участие в создании других субъектов данным юридическим лицом.

Если компания регистрируется доверенным лицом, то доверенность на него вместе с вышеперечисленными документами должна быть подана в виде нотариального акта с присяжным переводом на польский язык.

Если юридическое лицо создатель является иностранным ООО, при этом оно является единственным учредителем в создаваемой польской фирме, то потребуется также документ, из которого следует, что иностранное юридическое лицо не является единоличным владельцем общества с ограниченной ответственностью (spółka z o. o. не может быть создана другой компанией с ограниченной ответственностью с единоличным учредителем физическим лицом)

Заключение

Мы указали наиболее критические ошибки, которые встречаются чаще всего, и вызывают больше всего проблем. На практике их существует намного больше, и при разных обстоятельствах они могут создавать сложности для регистрации новой компании онлайн.

Всегда глубоко вникайте в вопрос, связанный с вашими видами деятельности и ключевыми данными, относящимися к вашей компании. При правильном подходе у вас не должно возникнуть проблем.

Для традиционного способа регистрации мы написали отдельную статью о рисках и потенциальных проблемах. Относительно же вопросов, которые у вас возникли после прочтения этого материала, вы можете написать на нашу почту info@bizneswpolshe.com.

Наша команда с радостью поможет вам и предоставит бесплатную консультацию, используя опыт и наработки, которые мы получили, решая десятки подобных задач.