Часто клиенты используют опыт нашей компании в решении задач по формированию команд для их польского бизнеса, рекрутинге и найме сотрудников. Количество решеных задач связанных с трудоустройством и оформлением новых сотрудников, уже давно перевалило за сотню реализованных проектов.

Поэтому накопив достаточный опыт и приняв во внимание все ключевые аспекты при процессе найма сотрудников в польские фирмы, мы решили поделиться с вами, читателями нашего портала «Бизнес в Польше», важной информацией. Владение этой информацией защитит вас от лишних проблем и волокиты с госорганами и ZUS.

Обязательства, которые ложатся на работодателя в случае найма, зависят от формы трудоустройства, по которому вы принимаете на работу нового сотрудника. При этом важно помнить, что при выбранных системах налогообложения существуют ограничения или строгие правила, касающиеся принятия дополнительных людей на работу.

Например

Если польский предприниматель ведет налоговые расчеты на основе «karty podatkowej», то он не может нанимать новых сотрудников на основе договоров Umowa o dzieło или Umowa zlecenia. В этом случае предприниматель, имеет право нанимать лишь на условиях Umowа o pracę. Дополнительно налагается лимит трудоустроенных лиц до 5 человек, а в некоторых видах деятельности до 3х.

Поскольку именно на работодателе лежит бóльшая часть формальных обязанностей при найме сотрудников, необходимо щепетильно подойти к вопросу изучения законодательных норм связанных с ответственностью, которая на вас ложиться. Это касается не только уже действующих компаний, но и бизнесменов, которые только планируют организовать деятельность на территории Польши. Отдельно о важности подготовки в таких случаях мы рассказали в предыдущих статьях.

Формальности, связанные с трудоустройством в польской фирме

Законодательные нормы, которые регулируют процесс трудоустройства, главным образом содержаться в Трудовом кодексе Польши (Kodeks pracy), Гражданском кодексе (Kodeks cywilny) законе о системе социального обеспечения и налогообложения физических лиц.

Трудовой кодекс описывает вопросы, связанные со временем работы, вознаграждением и отпусками. Также он регулирует в основных областях вопросы, связанные с охранной здоровья, страхованием и гигиеной труда.

Обязанности по обучению технике безопасности в польском предприятии

В случае ведения индивидуальной предпринимательской деятельности (jednoosobowej działalności gospodarczej) нет необходимости в обучении технике безопасности (BHP на польском). Также эта потребность отсутствует в ситуации, когда вы нанимаете сотрудников первой группы родственных связей (в частности, супругов, детей, родителей, братьев, сестер).

Также таких обязательств лишаются предприниматели, нанимающие сотрудников на основе гражданско-правовых договоров (umów cywilnoprawnych). Но даже при этом важно помнить, что существуют исключения исходя из специфики выполняемых работ или условий, в которых работник будет выполнять порученные ему задачи.

В случае установления трудовых отношений, каждый будущий сотрудник перед допуском к работе должен пройти вступительный инструктаж относительно правил техники безопасности.  Инструктаж не требуется только в случае, когда работник устраивается на работу на ту же должность, которую он занимал у данного работодателя непосредственно перед установкой с работодателем очередного трудового договора или когда перерыв между этими договорами не превысил 30 дней.

Уведомление ZUS о приеме нового сотрудника на работу

Работодатель обязано уведомить инспектора ZUS о найме и заключении трудовых отношений в течение 7 дней с момента подписания соответствующего договора с новым сотрудником. Уведомление включает в себя:

  • Социальное страхование (пенсионное, а также на случай болезни и от несчастных случаев)
  • Страхование здоровья
  • Фонд Труда (Fundusz Pracy)
  • Фонд Гарантированных Трудовых Пособий (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych)

Уведомление подается на формуляре ZUS-ZUA. Каждое лицо, для которого данный вид занятости является единственным, подлежит обязательному социальному страхованию по нормам ZUS. Исключением являются учащиеся средних школ или студенты, в возрасте до 26 лет, потому что эта группа не подлежит обязательному социальному и медицинскому страхованию.

Обязанности, связанные с оплатами подоходного налога сотрудников

Работодатель обязан вести учет заработной платы, а также ежемесячное начисление и оплату подоходного налога по каждому работнику (от доходов). В эти оплаты входят также расходы на сотрудников, которые были приняты на роботу  на основании гражданско-правового договора (umówa cywilnoprawna).

Трудоустройство и медицинское обследование в Польше

В соответствии с положениями трудового Кодекса работодатель не имеет права допустить к работе сотрудника без актуального решения врача, подтверждающего отсутствие противопоказаний для работы на определенной должности. При этом медицинское обследование должно проводиться по направлению, выданному работодателем и за его счет.

При этом, если вы повторно принимаете на работу сотрудника, который ранее работал у вас или заключаете повторный трудовой договор на ту же или смежную должность, вы имеете право не проводить мед обследования для данного лица. Также это касается ситуации, когда прошлый трудовой договор был разорван или окончен не более чем 30 дней назад.

Какой тип договора и форму трудоустройства выбрать при найме?

Прием нового работника также связан с выбором формы договора, на основании которого он будет нанят.

На выбор у нас есть:

Umowa o pracę (Трудовой договор):

  • На определенный срок
  • Не неопределенный срок
  • На испытательный срок
  • На время выполнения определенных работ

Umowa cywilnoprawna (Гражданско-правовой договор):

  • Umowa zlecenia (Договор комиссии)
  • Umowa o dzieło (Договор подряда)

Гражданско-правовой договор согласно ст. 22. Трудового кодекса является договором, согласно которому работодатель нанимает работника не на какой либо срок или должность, а для выполнения определенных работ, за определенную сумму вознаграждения.

Что важно, не допускается  ситуация, в которой сотрудник вашей компании, ранее работающий по трудовому договору, переоформляется на гражданско-правовой. Фактически вы можете так сделать, но для ZUS это будет считаться нарушением и при контрольной проверке, такой договор может признаться недействительным, с последующим требованиям возместить недоплаты, вызванные таким нарушением.

Более подробно о преимуществах и недостатках каждой из вышеперечисленных форм трудоустройства мы опишем в отдельных статьях.

Как высчитать налоги и взносы в фонд социального страхования ZUS для ваших сотрудников в Польше

Начиная с 2007 года обязанность подавать ежемесячный формуляр PIT-4 за ваших работников отменена. Теперь достаточно осуществить авансовый платеж подоходного налога по каждому сотруднику до 20 числа каждого месяца.

Также работодатель обязан произвести расчет отчислений за своих работников согласно требованиям ZUS. В этом случае подача ежемесячной декларации ZUS DRA вместе с именными отчетами по каждому сотруднику должна быть осуществлена до 15 числа следующего месяца. Оплаты согласно поданной декларации также осуществляется ежемесячно. При этом не возможно как в случае с налоговыми отчислениями осуществить платеж без ZUS DRA.

Размер отчислений для трудового договора (umowa o pracę) согласно последним изменениям 2014 года:

Вид отчисления

Часть работодателя

Часть сотрудника

Сумма

Пенсионная

9,76%

9,76%

19,52%

Отчисление в случае утраты работоспособности и утраты доходов (rentowe)

1,50%

6,50%

8,00%

Больничные

2,45%

2,45%

От несчастных случаев

0,67% — 3,86%

0,67% — 3,86%

Страхование здоровья

9%

9%

Фонд Труда

2,45%

2,45%

Фонд Гарантированных Трудовых Пособий (FG ŚP)

 

0,10%

0,10%

Формальности, связанные с увольнением сотрудника

Кодекс труда Польши предусматривает 5 основных способов прекращения трудовых отношений:

  1. По соглашению сторон
  2. Через заявление одной из сторон с соблюдением сроков уведомлений о прекращении трудовых отношений (расторжение трудового договора)
  3. Расторжение трудового договора без предварительного уведомления
  4. С истечением срока, на который был заключен договор
  5. В момент завершения работы (проекта), для выполнения которой был заключен договор

Когда договор был, расторгнут по инициативе работодателя, с заранее подготовленным уведомлением для работника, сотруднику предоставляются дополнительные свободные дни на поиски работы:

  • 2 рабочие дня, когда срок уведомления составляет две недели или месяц
  • 3 рабочих дня, когда срок уведомления составляет 3 месяца

Кроме всего прочего, работодатель обязан выдать свидетельство об опыте работы и рекомендации. В этом документе необходимо указать сроки и род выполняемых работ, занимаемые должности, а также ссылки на законные основания прекращения трудовых отношений.

Пример справки с места прошлой работы определяет приложение регулируемое Министром Труда и Социальной Политики Польши в отношении содержания и формы предоставляемой справки с места прошлой работы, при увольнении, а также способ и порядок его выдачи.

И наконец, после расчета и увольнения, вам необходимо уведомить ZUS, на формуляре ZUS ZWUA в течение 7 дней до момента истечения страховых начислений. Важно помнить, что страховое начисление приостанавливается на момент увольнения со следующего дня по свершившемуся факту.

Кроме того, если работник имеет неиспользованный отпуск, и в связи с прекращением трудовых отношений не может его использовать, работодатель обязан выплатить ему денежное вознаграждение равное дням неиспользованного отпуска. Если договор был, расторгнут с заранее поданным уведомлением, работник может использовать полагаемый ему отпуск до указанного дня увольнения. Работодатель может предоставить отпуск в период расторжения договора без согласия работника.

Иначе выглядят обязанности работодателя при увольнении работника с договором поручения (umowа zlecenie). Заблаговременное уведомления в таком случае не является обязательной нормой, если иного не было очерчено в договоре. Вследствие расторжения umowy zlecenia работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, которые тот понес при надлежащем выполнении порученной ему работы.

Выводы

Данная статья содержит свод формальных правил и показывает, что процесс связанный с наймом, увольнением и кадровым учетом вашего персонала в польском предприятии является достаточно емким и трудозатратным, с широким списком обязанностей и требований, предъявляемых государством к польским работодателям.

Этот факт должен побуждать каждого владельца польской компании обладать полным набором знаний, связанных с данной областью. Не всегда полагаясь на бухгалтеров или юристов, так как не во всех случаях они могут видеть более широкий горизонт ваших бизнес целей и потребностей. Не говоря уже о том, что построение данного процесса напрямую влияет на мотивацию ваших польских сотрудников.

Мы благодарны вам, что вы прочитали нашу статью. Если она понравилась вам, вы можете поделиться ею со своей командой или друзьями, с помощью социальных кнопок, которые вы найдете под статьей.